COMMENT TUER SON BOSS AVEC UN POWERPOINT

Vous avez probablement rencontré ce terme «Death by PowerPoint». Vous-même avez probable­ment déjà subi des tentatives d'assassinat par PoperPoint de la part de vos collabora­teurs.

Vous n'avez survécu que parce que vous avez appris la règle du jeu, à savoir :

«Je ne torpille pas tes présen­tations si tu ne torpilles pas les miennes».

Un échange de bons procé­dés, où tout le monde s'en tire bien, sauf votre entreprise. Bien sûr, ça ne deviendra grave qu'au moment où il fau­dra commencer à dégraisser. Il sera peut-être trop tard à ce moment-là. Apprenons donc à déminer la zone tant qu'il est encore temps.

En matière de présentation, il existe deux types de boss dans n'importe quel type d'entreprises. Le premier genre de boss, c'est celui à qui l'on doit vendre ses idées. Le second type de boss, c'est celui qui désire être acheté. Les différences peuvent se résumer en deux phrases :

Le premier va chercher ce qui cloche dans votre présentation. Le second va chercher les opportunités dans votre présentation.

À qui voudriez-vous avoir à faire lors de votre prochaine présentation ? Certainement, vous allez préférer le boss numéro 2. Il est dans une optique plus ouverte, il ne cherche pas à vous «des­cendre», il veut comprendre et vous ap­puyer le cas échéant. C'est le genre de Boss qu'on aimerait tous avoir.

Il y a une bonne et une mauvaise nouvelle. La mauvaise ; c'est que le boss numéro 2 est très rare et il le restera jusqu'à ce que vous appreniez à lui donner ce qu'il veut. Et puisqu'il veut que vous lui vendiez vos idées, vous allez apprendre à lui vendre vos bonnes idées. En fait, vous allez même apprendre à lui vendre les mauvaises. Vous allez voir que dans les deux cas, les pro­cédés restent les mêmes.

La bonne nouvelle, la voici : le boss numéro 1 est un boss numéro 2 qui ne demande qu'à switcher de mentalité, mais lui-même ne le sait pas. Il attend, il se méfie ! En fait, il a déjà rencontré tellement de collabo­rateurs qui ont essayé de le tuer avec un PowerPoint. Il faut le comprendre. Si vous aviez subi autant que lui, forcément vous deviendriez méfiant. Votre mission va donc être d'en finir, non pas avec votre boss, mais avec les présentations mortelles.

Et si vous-même, vous décidiez d'en mettre plein les yeux à votre audience ? Vous n'en avez pas marre de faire comme tout le monde, de présenter comme tout le monde, d'ennuyer tout le monde ? Si vous pensez être un plus pour votre service, prouvez-le ! Si vous pensez être un atout majeur pour votre entreprise, prouvez-le ! Tout le monde veut être acheté. Tout le monde veut qu'on lui présente les choses importantes pour lui et d'une manière qui lui plaise, qui le fasse sourire, rire, pleurer. Personne ne veut s'ennuyer, personne ne veut être asséné de chiffres assommants. Pire encore, votre boss risque d'associer la qualité de vos écrits à la qualité de votre présentation.

Quel est le but d'une présentation ?

Pourquoi autant de mauvaises présenta­tions ? La raison tient en une phrase toute simple elle aussi : la majorité des présen­tations sont construites dans un but qui n'est pas le but des présentations.

Le but principal est de donner l'eau à la bouche. Rien de plus... et surtout rien de moins. Vous devez donner l'envie à votre boss, à votre audience de s'inté­resser aux chiffres et autres informations assommantes. Sans ce prélude, c'est 75% de vos chances de faire un bon effet qui s'envolent. Et il n'y a rien de plus normal, car on le répète : personne n'aime être emmerdé !

Qu'est-ce qu'une bonne présentation ?

 Une bonne présentation est une présen­tation qui parle aux deux hémisphères du cerveau de votre audience.

Les présentations s'adressent générale­ment à l'hémisphère gauche du public. C'est une grosse erreur parce qu'honnê­tement c'est la partie la moins fun.

C'est celle qui veut des informations as­sommantes. Elle veut des données et des chiffres présentés dans une logique implacable.

La communication, c'est le transfert des émotions. Le public n'aime pas les gens gris et votre boss non plus. Il en a marre de s'ennuyer devant des PowerPoint qui res­semblent à des mails que celui qui présente debout aurait pu (aurait dû ?) lui envoyer. Il n'aurait pas été obligé de s'asseoir et subir pendant de longues minutes.

Une bonne présentation s'adresse en prio­rité à l'hémisphère droit. C'est là un des secrets que vous devez connaitre pour faire de l'effet. Faites rire, amusez votre audience. Faites les pleurer s'il le faut ! Bref, déclenchez de l'émotion, car c'est ce que veut l'hémisphère droit. Il veut être amusé et diverti. Il veut être stimulé de manière créative. C'est ici que les bonnes images, les bons sons, les bonnes mu­siques peuvent entrer en jeu.

Enfin, ne surtout pas oublier l'objectif prin­cipal de toute présentation, à savoir : donner à votre audience l'envie d'en sa­voir plus.

Powerpoint : Wanted ?

Première recommandation qui risque d'en surprendre^-plus d'un : Si vous n'avez pas besoin de présentation rétro-projetée, n'en faites pas ! Votre propos ne se prête abso­lument pas à des mises en images ? Vous n'avez aucune image accessible ? Vous êtes parfaitement à l'aise en orateur, les yeux dans les yeux, avec votre public ? Vous pouvez distribuer des documents sur lesquels le public peut s'appuyer complè­tement ? Un tableau blanc et un marqueur sont l'extension naturelle de votre propos ? Vous pouvez débattre en table ronde ? N'UTILISEZ PAS POVVERPOINT !

Ne faites pas de diapos parce qu'il faut en faire, parce que tout le monde en fait dans votre école ou entreprise ! Se lancer dans une présentation rétro-projetée est un exercice long et méticuleux. Une présenta­tion PowerPoint réussie accompagnant un discours cohérent est un énorme avantage en termes de communication.

Un Powerpoint lamentable sera capable d'annihiler complètement une bonne pres­tation orale. Parfois, mieux vaut boire une petite tasse que déclencher un naufrage !

On se doute un peu, mais ce n'est pas grave !

Powerpoint n'est pas un traitement de texte pour écran, mais on va quand même plaquer du texte sur de vagues couleurs, rajouter une ou deux images, faire des effets de style et projeter tout ça en arrière-plan d'un discours qui, on l'espère, va com­penser le degré 0 de communication instillé par la diapo ! Des images que personne ne voit, des textes que personne ne lit, des couleurs que personne n'apprécie : au final, un support visuel qui ne sert strictement à rien, à part ennuyer un auditoire qui n'a plus d'autres choix désormais que de regarder l'orateur... ou de passer ses SMS. Mais bon, on aura fait un Powerpoint !

Regardez ! Je parle

Une présentation rétro-projetée n'a qu'une seule et unique vocation : ETRE UN SUP­PORT VISUEL A UN DISCOURS.

Un Powerpoint présenté à un public en présence d'un conférencier, quel qu'il soit, n'est pas un support pour faire lire du texte ou décoder des tableaux. Les livres et les articles sont faits pour ça. Un Powerpoint présenté à un public en pré­sence d'un conférencier est uniquement un appui visuel.

Oubliez et innovez

En conséquence, vous pouvez jeter 90% des présentations Powerpoint !

Qui, dans une conférence a fait l'effort de lire 10 lignes de texte affichées tout en écoutant la présentation ?

Personne. Pour la simple et bonne raison que nous ne pouvons pas physiologique­ment, en même temps, lire et écouter 1 Qui n'a pas désespérément plissé les yeux pour tenter de discerner une image réduite à un timbre-poste ? Qui n'a pas décroché un bâillement devant l'avalanche de textes, de chiffres, de tableaux d'une présentation pourtant fondamentale ? Oubliez Word, Ex­cel, les modèles Powerpoint, les plaquages de texte sur des couleurs avec des petites images pour faire « joli ». Pensez VISUEL

Ce n'est pas du traitement de texte !

Ne confondez pas : ce que je vois et ce que j'entends. 14 support visuel n'est pas un support textuel.

Arrêtez de faire du Word sur écran ! Gardez le texte pour l'oral ou l'écrit d'accompagne­ment. Pensez le support rétro-projeté en terme d'images. DU VISUEL, DU VISUEL ET ENCORE DU VISUEL

Beaucoup au départ, peu à l'arrivée

Un point fondamental dont il est indis­pensable de prendre conscience : n'en faites pas trop ! Certains voient les diapos comme des posters ou des affiches que le public peut lire à sa convenance et sur lesquelles on peut envoyer un maximum d'infos. C'est faux. La diapositive ne reste que quelques secondes à l'écran.

Elle rythme un discours. Il faut donc qu'elle contienne peu d'infos. C'est un film qui passe pendant que vous racontez l'histoire ! Multiplier les diapositives, mais attention aussi au trop plein ! On estime générale­ment que 20 minutes est le temps moyen d'attention potentielle d'une personne... Simplicité, sobriété, efficacité !

Alors, à quoi ça sert Powerpoint ? II sert à montrer et uniquement à ça ! Et si vous avez compris ça, vos présentations ne seront pas obligatoirement passionnantes, mais au moins seront-elles utiles ! Regardez les grands orateurs, ils sont eux, ils parlent et derrière défilent des images fortes, des textes minimalistes mais percutants, des informations visuelles et graphiques qui viennent argumenter leur discours.

LE BLANC !

Dans les présentations, quelques diapos sont «vides» ou plutôt blanches.

Elles ont plusieurs utilités :

·                                          Permettre des «respirations» dans le déroulé du discours. Petite pose visuelle permettant au public mais également à l'orateur de souffler.

·                                          La diapositive étant blanche, ça crée dans la salle une « impression » de lumière (comme si on avait rallumé), ça réveille !

·                                          Signaler à l'orateur mais aussi au public un changement, en l'occurrence ici un changement de chapitre

·                                          Visuellement, la diapo blanche est aussi très utile en mode trieuse de diapositives : on repère tout de suite les séparations de chapitres ou de thèmes quand il y a beaucoup de diapos (bien que la multipli­cation des diapos dans un même fichier soit une erreur !).

Utilisez des notes

Votre contenu est tout aussi important que la manière de présenter votre conte­nu. Vous êtes debout devant un public pour dire quelque chose. Il serait bête qu'à cause du stress ou de l'euphorie, vous en oubliez de dire ce que vous êtes venu dire. Attention Des notes c'est six mots maxi­mum sur chaque bout de papier. N'importe quelle idée peut être résumée en six mots ou moins.

Vos slides doivent renforcer ce que vous dites, pas le répéter. C'est un classique. Le public finit par se demander s'il doit lire le slide ou regarder l'intervenant. Si le public passe son temps à regarder le slide, c'est que clairement quelque chose cloche.

Dites à votre audience qu'elle recevra un livret avec tout ce que vous aurez dit, et plus, à la fin de la présentation. Du temps à noter ce que vous dites, c'est du temps que votre audience ne vous consacre pas. Ils ne vous regardent plus et ils vous écoutent à peine. C'est normal vous parlez en même temps qu'ils notent.

Si vous ne leur proposez rien en fin de présentation, certains vous feront même vous répéter : qu'avez-vous dit concernant ceci ? Concernant cela ?

Vous pouvez éviter cela si vous dites à votre audience que vous leur remettrez toutes les informations assommantes, et bien plus, à la fin.

Attention ! Si vous remettez le dossier en début de présentation, c'est mort ! Votre audience va passer tout son temps à lire vos écrits. Il ne vous restera plus qu'à faire une présentation devant des cheveux.

Demandez un feedback immédiat

Pourquoi êtes-vous debout devant ces gens ? Si vous n'en avez pas la moindre idée, c'est que cette présentation est, soit totalement inutile, soit une grosse daube et, en réalité, tout le monde s'emmerde. Le meilleur moyen de savoir étant encore de demander.

En conclusion

Vous êtes à présent équipés pour vos pré­sentations à venir. Nous vous recomman­dons de vous intéresser particulièrement à la maîtrise de l'oral : aisance, maîtrise des gestes, connivence avec l'auditoire, sens de la répartie, maîtrise de la rhétorique, gestion du temps, etc. sont absolument essentiels à maîtriser pour une présenta­tion réussie.

Tuer son boss avec un PowerPoint est une chose facile, mais le voulez-vous vraiment ? Ça fait des tonnes de papier à remplir, ce n'est jamais bon pour le business et c'est cruel comme mort.

Impressionner son boss, en revanche, est une chose moins facile, voire carrément dur avec certains patrons particulièrement.

La règle des 10-20-30 :

Voici une règle amusante de Guy Kawas­aki en ce qui concerne les présentations PowerPoint. Il explique des directives simples à se souvenir et efficaces pour conquérir votre audience et éviter l'ennui de ces derniers.

Votre présentation doit avoir un maximum de 10 diapositives : cela oblige à la conci­sion. Dans une présentation, c'est la per­sonne qui parle qui est importante, pas le support. Présenter plus de dix points dans une réunion est relativement inutile. Votre auditoire va rapidement zapper et passer à autre chose... Même si les per­sonnes vous faisant face vont continuer à vous regarder, voire même vous sourire.

Vous devez être en mesure de la présenter en 20 minutes : au-delà, l'attention de votre auditoire risque de fortement diminuer. Profitez-en pour réserver un temps aux questions ou à un éventuel débat.

Un calcul savant nous fait comprendre que cela représente 2 min par slide. C'est très court et c'est normal : 1 diapo = 1 message.

Si cela doit être plus long que 2 min, vous dites des choses inutiles ou mal formulées (ce qui est pire à vrai dire).

La police de caractères doit être au mi­nimum de 30 points : en dessous, cela devient trop petit, et l'on est alors tenté de remplir l'écran avec trop d'informations. Si vous devez écrire plus petit pour y mettre plus de texte, c'est que vous ne maîtrisez pas votre sujet.

Il ne s'agit pas ici d'une technique concer­nant spécifiquement PowerPoint, mais qui s'applique à toutes les présentations. Cette règle est une sorte de recomman­dation, à adapter selon les cas.